Herbruikbare schorten in het operatiekwartier? Een grote no go voor chirurgen. Hoe kunnen ontwerpwetenschapper Els Du Bois en haar team toch het tij doen keren? Eind 2022 ontwikkelden we samen een communicatiestrategie. We kwamen tot: één visie, drie groepen van stakeholders, drie boodschappen en drie communicatiemomenten. Het plan ligt klaar en wordt momenteel uitgerold. Mét effect.
Shakshuka. Dat bestelde Prof. Els Du Bois onlangs toen we samen gingen lunchen. Er was ook veel zon op de menu (hallo bijna-hittegolf!) en dus pieren dat ik deed met mijn ogen. Al een geluk waren mijn oren wel helemaal operationeel. Want wat ze zei maakte me helemaal blij:
“Sinds we met jou samenwerken steken we minder tijd in communicatie, én communiceren we toch. We nemen eindelijk actie.”
Het klinkt paradoxaal: tijd steken in iets om tijd te besparen. Maar dat doet een communicatiestrategie met jouw tijd. Tussen de happen Shakshuka door zei Els ook nog: “Vroeger draaiden we zoveel rond de pot. We twijfelden heel de tijd. Zouden we zus of zo communiceren? Of: misschien toch nog even wachten op een beter moment?”
Het gevolg? Ze communiceerden niet echt doordacht, ook al hadden ze het er vaak over. In zes workshops ontwikkelden Els, haar collega Charlotte en ik samen een communicatiestrategie. Helemaal op maat van reCURE, hun onderzoeksproject dat de zorgsector duurzamer maakt. We kwamen tot: één visie, drie groepen van stakeholders, drie boodschappen en drie communicatiemomenten. Het plan ligt klaar en wordt momenteel uitgerold over verschillende kanalen.
Anders denken over communicatie
Els gaat verder: “Als onderzoeker wil je wel communiceren want je weet dat dat belangrijk is. Maar het is moeilijk om er tijd voor te maken. Communiceren buiten de academische wereld komt bovenop alle andere opdrachten en taken. De samenwerking met jou pushte ons om er anders mee om te gaan.”
Gaandeweg communiceren onderzoekers pas op het einde van een project, eens de resultaten er liggen. En nog liefst als de publicaties ook een peerreview hebben doorstaan. Els vertelt mij dat ik hen deed omdenken:
“Het is de eerste keer dat we zo vroeg in het onderzoeksproces communiceren. Het gevolg is dat we nu vragen krijgen van ziekenhuizen die onze resultaten willen inzien, nog voor de publicaties gepeerreviewd zijn. Dat is natuurlijk fantastisch dat zij ons vinden, maar we moeten wel goed afwegen: welke inzichten kunnen we nu al meegeven en welke niet?”.
Taboe doorbroken in de zorgsector
Herbruikbare schorten voor chirurgen in het operatiekwartier? Voor de meeste chirurgen was dat een grote no go. De ziekenhuissector was nog niet klaar voor herbruikbare producten, zeker niet in het operatiekwartier. Stilletjes aan veranderen Els en Charlotte die mindset: “De laatste maanden komen we veel meer naar buiten met ons onderzoek en gaan we het debat aan.”
“En mét resultaat: er is meer openheid over het onderwerp, herbruikbaarheid is bespreekbaar geworden. We pakken dat voorzichtig aan. Met kleine maar zekere stapjes verleggen we grenzen. We willen niet te disruptief zijn want er is toch veel weerstand. Maar onze aanpak blijkt te werken.”
Persaandacht genereren kan vaak ook deuren openen, en ook ik help daarbij. Els kende Peter De Meyer, de perswoordvoerder van de UAntwerpen wel al, maar de samenwerking is nu veel efficiënter en effectiever. Els heeft een directere lijn: “Als ik nu naar Peter bel, weet ik hoe hem mee te krijgen en te enthousiasmeren. Ook weet ik wat ik moet voorbereiden: we willen dàt naar buiten brengen in die context op dàt moment. Hij kan daar dan concreet mee aan de slag, en kan dat inplannen. Zo bespaar ik voor mezelf zoveel meer tijd. Ik heb er zelf minder werk aan.”
Een communicatiestrategie biedt een houvast
Je kunt mijn traject beschouwen als een spoedcursus wetenschapscommunicatie. Het is zowel een investering in de mensen die het volgen als in het onderzoeksonderwerp. Els en Charlotte nemen die ervaringen en inzichten uit het traject mee: “Vroeger was communicatie de standaard ‘blabla’ in projectaanvragen. Dankzij jou leerden we een manier van denken aan. We passen de kennis ook toe op andere en toekomstige projecten. We weten beter dan ooit hoe we ons gericht kunnen positioneren. Nu kan ik er meer structuur in brengen: die output is voor dat publiek, die boodschap is voor dat publiek. We hebben een houvast gekregen.”
Ik merk dat onderzoekers (die zijn ook maar mensen) met heel wat belemmeringen zitten. Er zijn oneindig veel redenen te bedenken waarom het toch nog niet de juiste moment is om naar buiten te komen. Die belemmeringen probeer ik te achterhalen om dan te doorbreken.
“Vroeger moest ik mijn collega niet vragen om naar lezingen te gaan om er te presenteren. Nu kan dat wel. Je gaf ons het zelfvertrouwen om naar buiten te komen.”
Praktisch en stap voor stap
In het traject beantwoorden we samen de vraag: wie communiceert waarom, met wie, waarover en hoe? Elke workshop behandelt een vraag. In de workshop over de ‘waarom’ pas ik het model The Golden Circle van Simon Sinek toe. We gaan op zoek naar de drijfveren van de onderzoekers: waarom doet die wat die doet? Wat zijn diens dromen? Wat is de ideale wereld? Maar daar laat ik het niet bij.
Ik laat terug Els aan het woord: “Je gaat verder dan de gangbare theorie. We waren al bewust bezig met onze ‘waarom’. Maar jij dwingt ons om dat door te vertalen, om dat om te zetten naar onze dagelijkse praktijk en communicatie. Hoe realiseren we stap voor stap onze visie?”
Communiceren als groep
Hoe communiceer je vanuit een team? Zit iedereen wel op dezelfde golflengte? Tijdens de workshops zetten we daar sterk op in. Dit vertelt Els erover: “Binnen ons team hadden we wel al een individuele ‘waarom’, voor elke persoon afzonderlijk. Maar een groep zijn individuen bij elkaar dus je moet een groepsidentiteit creëren. Je moet gemeenschappelijke grond vinden. We hadden een ‘waarom’ nodig voor reCURE. Met jou is dat gelukt. Jij gaat naar dat groepsdenken. Onze communicatie onderling is ook rijker geworden.”
Dat is wat tijd investeren in een communicatiestrategie kan betekenen: focus en impact. En: er is zelfs tijd over om met mij shakshuka te eten.
Hoe je dat met mij kunt realiseren? Speciaal voor onderzoekers ontwikkelde ik een traject dat jou voorbereidt om maatschappelijke impact te maken door te verbinden met jezelf en met je stakeholders.
Aan de hand van zes online video’s en zes workshops stellen we samen een communicatiestrategie op voor je onderzoeksproject. Stap voor stap en op maat.
Waarschijnlijk heb je nog heel wat vragen. Laat zeker van je horen want ik ben altijd enthousiast om je beter te leren kennen.