Niet alleen in universiteiten en hogescholen vind je mensen die onderzoek voeren en verspreiden. Ook bij de Vlaamse overheid kom je ze tegen. Zo mocht ik samenwerken met het team Kennisontwikkeling en het team Communicatie van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Fun fact: Jasper nam naar onze workshops steevast twee handen kleurrijke paaseitjes mee. Het was mee evalueren welke de beste smaak had. Over evalueren gesproken: ik sprak met Leen Driesen, Eva Van Passel en Charlotte Gyselinck. Hoe hebben zij onze samenwerking ervaren?
Dé uitdaging rond communicatie
Het team Kennisontwikkeling doet aan beleidsrelevant onderzoek en evalueert het beleid. Waarom ze bij mij kwamen aankloppen voor advies? Leen vertelt dat ze veel frustratie voelde: “Wat gebeurt er met al die rapporten die we uitvoeren en bestellen? We steken er veel tijd, geld en energie in, maar we weten niet altijd even precies wat ermee gebeurt. We zitten er te weinig achter en de pers bijvoorbeeld kent onze rapporten slechts sporadisch.”
Doorgaans publiceerden ze het gehele rapport of een managementsamenvatting op de website en de verplichte kanalen van de Vlaamse overheid. “Dat was het. Af en toe werd er wel een studiedag of webinar georganiseerd. Al was dat eerder zeldzaam. We communiceerden dus heel algemeen en weinig gericht. Ook was die doorwerking voor ons te weinig top of mind, we maakten te weinig tijd om het vast te pakken”, vertelt Eva.
Wat bracht onze samenwerking op?
Het team Kennisontwikkeling was echt op zoek naar ‘gemakkelijke manieren om die rapporten te laten doorwerken naar het beleid’. Valt het jou op dat ze spreken over ‘doorwerking’ in plaats van valorisatie of communicatie? Verschillende werelden, verschillende terminologie. De eerste keer dat ik ervan hoorde, vroeg ik: ‘doorWAT?’
Maar terug bij de zaak. Leen gaat verder: “Wanneer wel en wanneer niet communiceren? En hoe dan? Welke resultaten zijn interessant voor wie? Daar waren we naar op zoek. We hebben nu een aanpak gevonden die echt werkt voor ons. Uit een rapport distilleren we bijvoorbeeld het relevante voor een specifieke doelgroep, maken we er een onepager van, en hebben nu de reflex om heel gericht mensen te mailen of aan te spreken. Ook al in het begin van het onderzoeksproces.”
Als we het woord ‘communicatiestrategie’ horen, lijkt dat zwaar en tijdrovend. Niets is minder waar. Ik ga altijd op zoek naar een manier van communiceren en plannen die pragmatisch haalbaar is voor jouw team. Met kleine acties die weinig energie kosten kan je al heel wat impact maken. Eenvoudig kan dus ook! Zo vertelt Eva nog: “Mochten we niet met jou hebben samengewerkt waren we niet op het eenvoudige idee gekomen om zo gericht naar een specifieke doelgroep te communiceren met de relevante highlights. Het is zo onnozel want zo evident als je er eenmaal aan denkt.”
Ècht op maat
Mocht je het nog niet weten: ik ben fan van enorm op maat te werken. Wat voor jou werkt, werkt misschien niet voor een ander. En dat werd door Leen en Eva gesmaakt: “Jouw aanpak was voor ons heel uniek, omdat dit écht workshops waren voor ons, op onze maat. Bij elke sessie dacht je heel proactief na over: wat willen jullie volgende keer doen? Wat is het meest relevant voor jullie? Werken we op een concrete case of hebben jullie nood aan meer theorie? Die flexibele en proactieve aanpak werkte goed voor ons.”
Twee teams gaan traject samen aan
De twee teams (Kennisontwikkeling en Communicatie) gingen samen het traject van vier workshops aan om dichter bij elkaar te staan. Met een onverwacht resultaat, vertellen Eva en Leen: “Vroeger dachten we: het rapport is klaar, nu doet team Communicatie de rest. Maar dat is een beetje te gemakkelijk he. Ook het team Communicatie heeft weinig tijd. Ze hebben een algemene communicatiestrategie die werkt voor het departement als geheel, maar die strategie is minder toepasbaar op onderzoek en beleidsevaluaties. Het zijn soms andere doelgroepen, andere kanalen en inhouden.
Eerst dachten we met die workshops het communicatieteam te overtuigen over hoe zinvol wij zijn, waarna ze iets zouden veranderen aan hun werking. Dat is achteraf gezien niet meer nodig. Dat was een onverwacht belangrijk inzicht. Dankzij de workshops en de workflow-oefening zagen we in dat we zelf ook het verschil kunnen maken door zelf meer en gerichter te communiceren naar onze eigen contacten en netwerk.”
Ook vroeg ik Charlotte Gyselinck van team Communicatie om haar ervaringen. Ze zegt dat het teamoverkoepelend werken tijdens de workshops zo interessant was: “Als communicatiemedewerker krijg je normaal een bijna afgewerkt product op je bord, je finetunet het en daarmee doe je dan je ding. Door het hele proces van wetenschapscommunicatie onder de loep te nemen weet ons communicatieteam veel beter hoe het inhoudelijke voortraject loopt. En doordat team Kennisontwikkeling zich bewuster is van hoe en waarom er gecommuniceerd wordt, zetten ze zelf hun communicatiebril op. Op die manier wordt communicatie een reflex van iedereen.”
Ergens op het einde van ons gesprek sprak Leen nog deze mooie woorden uit, die me enorm doen blozen: “Het was voor mij een van de zinvolste dingen die we dit jaar gedaan hebben. Het was elke keer iets waarnaar ik uitkeek.” Ook ik keek er elke keer enorm naar uit en niet alleen omdat ze altijd kleurrijke paaseitjes hadden.
P.S. Zo’n plan van aanpak uitdokteren is écht mijn ding, helemaal op maat van jouw project of team. Met als doel: het verschil maken met jouw onderzoek via communicatie. Eens horen wat ik voor jou kan betekenen? Laten we kennismaken!