Meestal werk ik samen met onderzoekers. En soms, en ook héél graag, werk ik samen met de communicatieverantwoordelijken of valorisatiemanagers van onderzoeksteams. Deze keer kwam Marijke Mahieu (Universiteit Gent) bij me aankloppen. Met grote passie verzorgt zij de communicatie van onder andere Be-HyFe, een consortium van 15 PhD-onderzoekers die zich buigen over waterstof als energiebron in België. Ik ging bij haar horen wat zij van onze samenwerking vond.
Als communicatieverantwoordelijke heeft Marijke veel communicatiekennis en -ervaring. “Ik weet hoe je een verhaal vertelt, hoe je jargon vertaalt naar begrijpelijke taal, en hoe je verschillende doelgroepen bereikt”, vertelt Marijke. “Maar toen de onderzoekers een whitepaper wilden schrijven voor beleidsmakers en bedrijven, stonden we voor de uitdaging: hoe schrijf je zo’n document? En hoe zorgen we ervoor dat de juiste mensen onze resultaten oppikken?”
Eerst zelf proberen
De 15 PhD-onderzoekers gingen eerst zelf aan de slag. “Een kerngroep organiseerde workshops, maar al snel bleek: zo komen we er niet. Er zat geen structuur in, en we schreven vanuit ons eigen perspectief, niet vanuit dat van de lezer. Ik kon die ondersteuning niet bieden, want ik had nog nooit een whitepaper geschreven. Ik probeerde nog met generatieve AI een structuur te zoeken, maar de output was niet wat we voor ogen hadden. We hadden iemand nodig met ervaring, die snapt waar het over gaat en concrete feedback kan geven. Op dat moment heb ik jou gevraagd ons te helpen.”
De eerste workshop = terug naar de basis
In vijf workshops werkten we toe naar een whitepaper met een communicatiestrategie. Het eerste dat we deden? “Jij liet ons alles schrappen wat we hadden. Tabula rasa”, vertelt Marijke. “Terug naar het begin, naar de basis. De eerste vraag was simpel, maar cruciaal: Wat is het uiteindelijke doel? En voor wie specifiek doen we dit? Die vragen hadden we ons nog niet gesteld.”
“De stakeholdermapping was de sleutel. Nancy (die voor ons symbool staat voor het beleid) en Koen (symbool voor de industrie) indachtig tekenden we de hele structuur van de whitepaper uit. Daar had jij duidelijk kaas van gegeten. Zonder jou waren we nooit tot deze structuur en dit professionalisme gekomen.”
Het resultaat: een whitepaper die gelezen wordt
“We zijn heel trots op het resultaat. Er ligt een whitepaper die genuanceerd is, met concrete aanbevelingen voor beleid en industrie. Het biedt een helikopterview op waterstof als energiebron, met bijdragen van 15 onderzoekers, elk met een eigen invalshoek.”
“Tijdens het slotevenement gaven verschillende deelnemers (afkomstig uit bedrijven en overheden) aan: ‘Ja, hier zaten we op te wachten.’ Sommige bedrijfsleiders deelden de whitepaper zelfs op LinkedIn, met de kernpunten en een ondubbelzinnige oproep aan ministers: ‘Dit moet gelezen worden.’ Dat was het moment waarop ik dacht: wow, dit heeft écht impact”, eindigt Marijke.
